Succesverhaal: Office 365 bespaart op kosten systeembeheerder

Het gebruik van Office 365 helpt Zwemschool Uniek productiever en flexibeler te zijn en heeft daardoor bijna geen systeembeheerder meer nodig.

Anderhalf jaar geleden stond Esther van den Elzen, financieel medewerker van Zwemschool Uniek, voor een tweesprong: een nieuwe server aanschaffen of overstappen naar de cloud. De keuze was snel gemaakt. Esther: ‘Een server kan afbranden en dan heb je niets. In de cloud staat altijd alles veilig opgeslagen.’ Ze was bovendien aangenaam verrast door de lage kosten. Doordat ze per medewerker licenties in plaats van één duur pakket kan aanschaffen, is ze goedkoper uit.

Persoonlijke behoeften

Volgens van den Elzen vergemakkelijkt Office 365 het thuis werken.

‘Voorheen moest ik een paar keer inloggen. Dan duurde het ook nog eens ontzettend lang voordat ik eindelijk in het systeem zat. Als ik ’s avonds nog thuis wilde werken, dan moest ik er bovendien aan denken mijn computer op het werk aan te laten staan. Niet handig dus. Nu hoeft dat niet meer en kan ik altijd en overal bij alle bestanden. Zelfs als de internetverbinding bij het zwembad het onverhoopt niet doet.’

Zwemschool Uniek geeft door het gehele land zwemles. Waar kinderen vroeger in rijtjes het water insprongen, hanteert de zwemschool de moderne filosofie dat ieder kind verschillend is en een persoonlijke aanpak verdient. In de gepersonaliseerde zakelijke pakketten van KPN ziet Esther van den Elzen dan ook best wat van die vooruitstrevendheid terug. ‘Ons bedrijf is jong, net als het https:///t5/E-Books/Ondernemen-in-de-cloud/ba-p/1723. Dat betekent dat er hier en daar nog dingen fout zullen gaan, maar net als KPN doen wij hard ons best.’

Gescheiden e-mail

Dankzij de goedkope, losse licenties kon Esther alle zweminstructeurs een eigen mailbox geven. ‘Eerder ontvingen zij alle zakelijke e-mail op hun privéadres, want met hun e-mailadres dat ze hadden kon alleen maar doorsturen. Dankzij de aparte mailbox kunnen ze nu hun werkberichten makkelijk scheiden van hun persoonlijke berichten.’

Niet alle medewerkers zitten op een https:///t5/Slimmer-ondernemen/In-7-stappen-naar-een-lege-inbox/ba-p/1492?campaignid=bn:kpnco:sa te wachten. Aan hen presenteerde Esther een handige oplossing: ‘KPN zorgde ook voor een bijbehorende app waarmee je alle mails ziet binnenkomen op je telefoon. En natuurlijk kunnen ze er alsnog voor kiezen hun zakelijke mail te laten doorsturen naar hun privéadres.’

Onafhankelijk en flexibel

​De financieel medewerker hoeft niet meer voor alles aan te kloppen bij de ingehuurde systeembeheerder, vertelt Van den Elzen. ‘Zelfs voor het aanmaken van alleen een nieuwe gebruikersaccount ontvingen we meteen weer een factuur. Nu ben ik lang niet meer zo afhankelijk en doe ik het allemaal zelf. Dat voelt zo goed! Zeker nu het bedrijf flink groeit en dat vaker van pas komt dan ooit.’