Verborgen schat: gedeelde postvakken

  • 22 december 2016
  • 1 reactie
  • 380 keer bekeken

Reputatie 6
Badge +5

Office 365 is een dienst met ontelbare mogelijkheden. Dat kan soms aanvoelen als een hele Expeditie Robinson-achtige ontdekkingsreis. Met een ICT survivalkit en misschien een handige neef als sidekick loopt u de jungle in en begint u het loof bij Exchange Online weg te hakken.
Dan opent u het Zakelijk KPN Forum; en wij hebben een schatkaart voor u.

Gedeelde postvakken
Gedeelde postvakken zijn een verborgen schat in Exchange Online Premium, Een gedeeld postvak heeft geen eigen licentie nodig (zolang de inhoud onder de 50 GB blijft), maar geeft selecteerde leden wel toegang tot een gezamenlijke mailbox. Zo kunnen de verkopers binnen uw bedrijf bijvoorbeeld samenwerken in sales@uwbedrijf.nl. Dankzij de synchroniserende server van Exchange Online Premium, wordt het gedeelde postvak direct zichtbaar in Outlook bij nieuwe leden.

Als een lid e-mail beantwoordt dat binnenkomt in het gedeelde postvak, lijkt het alsof de mail afkomstig is van het postvak en niet van het lid zelf. De ontvangende partij ziet dan Sales@uwbedrijf.nl in plaats van Lara@uwbedrijf.nl in zijn inbox verschijnen.

Hartstikke handig dus. Laten we de schatkaart volgen!

Stap 1.
Log in bij uw Zelfservice Cloud en ga naar het tabblad 'Microsoft Office 365'. Hier vindt u de inloggegevens van uw Admin:

Stap 2.
Log in met uw Admin gegevens bij kpnoffice365.com en klik op de tegel 'Beheer':

Stap 3.
Klik links in de balk op 'Groepen' en vervolgens op 'Gedeelde postvakken':

Stap 4.
Geef het postvak een naam en besluit welk e-mailadres er aan het postvak moet hangen:

Stap 5.
Voeg leden toe aan het gedeelde postvak. Het is mogelijk om rechten aan te passen. Misschien mag Bob alleen lezen wat er langskomt in de mailbox, maar mag Lara lezen én mail beantwoorden:


X marks the spot: we hebben onze bestemming bereikt!

Het gedeelde postvak zal nu verschijnen in Outlook bij alle leden die toegang hebben gekregen:



Heeft u zelf ook zo'n verborgen schat ontdekt? Laat het ons weten in een reactie!

Handige links:
- Cloud: OneDrive als alternatief voor openbare download diensten
- Cloud: Delen en samenwerken met OneDrive
- Forum: Introductie het zakelijk forum KPN
- Forum: Indexpagina Blogs & Artikelen

1 reactie

https://MailFlowr.nl - De software voor het optimaal gebruiken van gedeelde mailboxen binnen uw organisatie of teams

Zie in één oogopslag hoeveel emails er nog wachten op antwoord. Organiseer en prioriteer emails door ze toe te kennen aan teamleden en notities of labels toe te voegen.
Als meerdere medewerkers in de zelfde gedeelde mailbox werken (bijv. info@ of sales@) is vaak het overzicht al snel weg, met als gevolg dat e-mails (te) lang blijven liggen, historie niet bekend is, niet duidelijk is wie de mail in behandeling heeft en e-mails dubbel of helemaal niet beantwoord worden.

Mailflowr zorgt er voor dat dit verleden tijd is. Het is de software voor het werken met gedeelde (team) mailboxen. Doordat u e-mails kunt toewijzen aan collega's weet u precies wie welke mail in behandeling heeft. D.m.v. notities kunt u mails aanvullen met (interne) informatie. Workflows zorgen er voor dat de e-mail stroom automatisch bepaalde stappen doorlopen (toewijzen, automatisch antwoorden, reminders zetten). Via rapporten krijgt in inzicht in de statistieken (aantal mails, tijd openstaand, response tijden, enzovoort).

Reageer